○柏原市文書規程

昭和34年10月1日

規程第5号

(文書取扱いの基本)

第1条 文書は、正確かつ迅速に取り扱い、常に事務能率の向上に役立つように処理しなければならない。

(文書事務の統括)

第2条 総務部総務課長(以下「総務課長」という。)は、本庁の文書事務を統括する。その事務の概要は、次のとおりである。

(1) 文書の収受及び発送に関すること。

(2) 文書処理簿の管理に関すること。

(3) 文書の整理及び保存に関すること。

(4) 文書処理の促進及び改善指導に関すること。

(文書の収受及び配付)

第3条 到着した文書及び物品は、総務課長が収受して、次の各号に掲げる手続を経て、主管課(2以上の課に関係のあるものは、その最も関係の深い課)の課長(親展のものは、その宛名人)に配付する。

(1) 文書(親展及び私信を除く。)は、全て開封し、受付印(様式第1号)を押して、書留は書留文書送付簿(様式第2号)に、その他は文書受発件名簿(様式第3号)に記載し、受領印を徴すること。重要と認めるものは、主管課長に配付する前に市長又は副市長の閲覧に供すること。

(2) 親展文書は、封のまま、封筒の余白に受付印を押して、親展文書送付簿(様式第4号)に記載し、受領印を徴すること。

(3) 現金、金券又は有価証券は、金券送付簿(様式第5号)に記載し、会計管理室に配付し、受領印を徴すること。金券に添付した文書があるときは、その文書の余白に金額及び種類を記載し、これを主管課長に配付しなければならない。

(4) 電報のうち、親展のものは封のまま、その他のものは開封し、電報送付簿(様式第6号)に記載し、受領印を徴すること。

(5) 貴重と認める物品は、物品送付簿(様式第7号)に記載し、受領印を徴すること。

(6) 新聞、雑誌、図書その他印刷物及び私信は、文書受付印を押すことなく、各宛名人に配付すること。

(7) 文書受理の日時が、権利の得失又は変更に関係ある文書は、受付印の時刻欄にその文書を受理した時刻を記入し、取扱者が認印を押してその外封を添付すること。

(返送及び回付)

第4条 配付を受けた文書又は物品が、主管外のものであるときは、直接他の課に転送することなく、直ちに総務課長に返送しなければならない。

2 親展文書又は私信で、宛名人において開封後公文書であるときは、直ちに総務課長に回付しなければならない。

3 出張先等から持ち帰った文書で、収受をしなければならないものは、直ちに総務課長に回付しなければならない。

(執務時間外における文書等の取扱い)

第5条 執務時間外における文書及び物品の取扱いは、柏原市当直規程(昭和33年柏原市規程第4号)の定めるところによる。

(文書の記号及び番号)

第6条 文書の記号は、「柏」及び主管課名の頭文字とする。主管課名の頭文字が他の課の頭文字と同じである場合は、他の課と区別できるように総務課長が定める。

2 文書の番号は、毎年1月1日から起こし、年間を通じ各課ごとに一連番号とし、同一事件の往復には終始同一番号を用いなければならない。ただし、翌年にわたる継続事件については、翌年の文書処理簿に移記し、摘要欄にその旨を記載すること。

(文書の処理)

第7条 主管課長は、文書の送付を受けたときは、これを閲読し、自ら起案するもののほかは係に処理方針を示して、速やかに処理しなければならない。

2 係長又は係員が、文書の交付を受けたときは、速やかに起案又は供覧その他必要な処理をしなければならない。

(経由)

第8条 各課において経由文書を収受したときは、直ちに経由文書決裁簿(様式第8号)により決裁を受け、総務課長に回付しなければならない。

2 総務課長は、経由文書に経由印(様式第9号)を押し、経由番号簿(様式第10号)により番号を記入のうえ、経由の手続をしなければならない。

(起案)

第9条 文書の起案は、起案用紙(様式第11号)による。

2 軽易な事案に係る起案は、起案用紙を用いず、付箋を用い、又は文書に余白がある場合は、その余白を利用して行うことができる。この場合においては、決裁押印欄を設けなければならない。

3 定例的な事案に係る起案は、起案用紙を用いず、定例決裁簿を用いて行うことができる。

4 前3項の規定にかかわらず、財務会計システム(財務会計に関する事務を柏原市電子計算組織に係る個人情報の保護に関する規則(昭和61年柏原市規則第4号)第2条第1号に規定する電子計算組織によって処理するシステムをいう。)による帳票を用いる起案は、当該帳票を用いて行うことができる。

第10条 文書の起案は、次の要領によるものとする。

(1) 内容のよく分かる標題を付けること。

(2) 文案は易しく、分かりやすく、必要に応じて箇条書とすること。

(3) 必要なものには、起案理由、関係法令の条文又は予算関係その他参考となる事項の説明をその末尾に記載し、又は関係書類を添付すること。

(4) 用字は、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)に、用語は、公用文作成の要領(昭和27年内閣閣甲第16号)によること。

(5) 例文によって処理できるものは、当該例文によること。

(6) 重要なもの又は異例に属するものは、あらかじめ上司の指揮を受けること。

(7) 重要な事案は、自ら持参して決裁を受けること。

(8) 文書は、全て左下でそろえてつづること。

(9) 重要なもの、秘密取扱を要するもの、急を要するもの等は、それぞれ「重要」、「秘密」、「至急」、「親展」、「書留」、「速達」等と起案用紙の施行注意欄に記載すること。

(10) 字句を訂正したときは、その箇所に訂正者の認印を押すこと。

(決裁区分)

第11条 起案文書には、次の決裁区分を主管の課長が表示しなければならない。

(1) 市長の決裁を受けるもの

(2) 副市長の決裁を受けるもの

(3) 部長の決裁を受けるもの

(4) 課長の決裁を受けるもの

(合議)

第12条 他の課の所管にわたる事案又は他の課に関係ある事案は、主管課の回議を経た後関係部課の部長、次長、課長、課長補佐及び係長(以下「部長等」という。)に合議又は供覧しなければならない。

2 合議を受けた部課の部長等は、速やかに処理しなければならない。ただし、その事案に不同意又は修正その他の意見があるときは、主管の部長等と協議し、協議が整わないときは、意見を書いた付箋を付けて、直ちに上司の指揮を受けなければならない。

3 前項ただし書の規定により起案文書を廃案し、又は修正を加えたときは、主管課長は、その事案について既に合議をした部課の部長等の同意を求めなければならない。この場合において関係部課の部長等の同意を得られないときは、直ちに上司の指揮を受けなければならない。

(供覧)

第13条 供覧を要する文書には供覧用紙を付してこれをしなければならない。ただし、文書に余白のあるときはこれを利用し、供覧印を押して、これに代えることができる。

第14条 供覧文書は、主管の課長から上司に供覧し、その後関係部課の部長等に及ばなければならない。ただし、重要なもの又は緊急を要すると認めるものは、これを収受した課又は主管課において写しを作成し、関係部課にこれにより供覧又は要領を通知しなければならない。

(後閲)

第15条 市長、副市長、部長又は課長の不在中に代決した文書で、重要なものにあっては文書の欄外に「後閲」と記入し、不在者登庁の際供覧しなければならない。ただし、供覧文書は要領を書き留め、これを供覧しなければならない。

(口頭又は電話による照会等)

第16条 口頭又は電話による照会、回答、報告等で重要と認めるものについてはその要領を記し、これを上司に報告しなければならない。

(文書の発送)

第17条 発送する文書は、主管課において清書し、読み合わせのうえ、宛名を記載した封筒を添えて原議とともに総務課長に送付しなければならない。

2 前項の規定により文書の送付を受けたときは、総務課長は公印及び契印を押して発送するとともに、原議に発送日付を記入し、文書受発件名簿に記入して原議を主管課に返送しなければならない。

3 軽易な文書で印刷したものは、前項の規定にかかわらず、公印及び契印を省略することができる。

4 電報により発信するときは、その原文を総務課長に送付しなければならない。この場合において、総務課長は電報発信簿(様式第12号)に登載して発信しなければならない。

5 郵便で発信の必要のないもので、特に重要と認めるものは送達簿(様式第13号)に記載して送達させ、受領印を徴しなければならない。

(公印の使用)

第18条 公印の押印を必要とするときは、決裁の終わった原議を添えて総務課長に送付又は申し出なければならない。

2 総務課長は、前項の送付を受けたとき、又は申出があったときは、原議と対照審査して相違がないことを確認したうえ、押印しなければならない。

(秘密文書の清書及び発送)

第19条 秘密の取扱いを要する文書を発送するときは、主管課で清書して封入し、封筒に宛先を記入して総務課長に送付しなければならない。

2 総務課長は、前項の送付を受けたときは、親展文書送付簿に朱記して処理しなければならない。

(物品の発送)

第20条 物品の発送をするときは、主管課で包装し、総務課長に送付しなければならない。

2 総務課長は、前項の送付を受けたときは、物品送付簿に朱記して処理しなければならない。

(公印の印刷)

第21条 公印を印刷しようとするときは、柏原市公印規則(昭和33年柏原市規則第7号)の定めるところによる。

(通信費の収支)

第22条 総務課長は、郵便切手受払簿(様式第14号)を備え付け、常にその収支を明確にしておかなければならない。

(令達文書の種類)

第23条 令達文書の種類は、次のとおりとする。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの

(2) 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの

(3) 規程 法令、条例若しくは規則に基づき、それらの施行に関し規定するもの又は事務処理若しくは服務に関する一定事項について規定するもの

(4) 告示 法令、条例又は規則に基づき、市の一般又は一部に公示するもの

(5) 訓令 所属職員一般又は特定の部課等の職員に対して、一定事項につき訓示又は命令するもの

(6) 訓達 訓令と同じであるが、一般に知らせる必要のないもの

(7) 達 特定の個人又は団体に命令するもの

(令達番号簿)

第24条 令達の文書は、総務課長が主管課から原議及び清書文書の送付を受けて令達番号簿(様式第15号)に登載して令達番号を記入するものとする。

2 令達番号は、令達の種類ごとに年間を通じて一連番号とする。

(その他の文書の種類)

第25条 第23条に規定するもののほか、文書の種類は、次のとおりとする。

(1) 指令文 許可、認可、承認、認定及び指定

(2) 往復文 通達、通知、照会、回答、報告、進達、諮問、申請、答申、副申、建議及び証明

(3) その他 賞状、辞令、祝辞、式辞、契約書、決定書その他

(条例、規則等の処理)

第26条 条例、規則、規程及び内規並びに要綱、告示及び訓令で例規となるべきものの処理は、柏原市例規審査会規程(昭和51年柏原市規程第1号)の定めるところによる。

(文書の例式)

第27条 文書の例式は、文書例式(別表第1)によるものとする。

(宛名及び発信人)

第28条 令達、指令及び諮問の文書の宛名は、次の各号によるものとする。

(1) 官公署に対しては、その長

(2) 法人である公私団体に対しては、その団体名

(3) 法人でない団体に対しては、その団体名及び代表者の氏名

(4) 執行機関の附属機関等に対して諮問する場合は、執行機関の附属機関等の名

(5) 個人に対しては、その氏名

2 官公署、法人その他の団体に対する往復の文書の宛名及び発信者名は、職名だけとし、氏名を省略することができる。

3 発送する文書は、市名又は市長名とする。ただし、軽易なもの又は特命あるものは、副市長名、部課長名又は部課名によることができる。

(辞令式)

第29条 辞令式については、別に定める。

(未完結文書の保管)

第30条 未完結文書は、主管課においてこれを保管し、その所在を明らかにしなければならない。

(完結文書)

第31条 事件が完結したときは、文書受発件名簿処理経過欄及び当該文書に完結の旨を記載しなければならない。

(完結文書の編集及び製本)

第32条 完結した文書は、主管課において次の各号により編集しなければならない。

(1) 表紙には、名称、年及び主管課名を記載すること。

(2) 月日の順により文書の類別に従うこと。

(3) 目次を付けること。

(4) 2以上の編集に関係ある文書は、その関係が最も深い分に編集すること。

(5) 都合により2年以上にわたる分を1冊とすることができる。この場合は区分紙を差し入れ、年の区分を明らかにすること。

(6) 年を越えて処理した文書は、その事件が完結した年の分に編集すること。

2 文書の編集は、暦年によらなければならない。ただし、会計年度をもって整理すべき文書は、その年度により編集しなければならない。

(完結文書の引継ぎ)

第33条 主管課長は、完結した文書で、暦年によるものは翌年4月末日、会計年度によるものは翌年度10月末日までに保存文書引継書(様式第16号)を添え、総務課長に引き継がなければならない。

2 前項により引継ぎを受けたときはこれを審査し、不適当と認めたときは、速やかにこれを主管課長に整備させた後引き継ぐこと。

(完結文書の保存)

第34条 総務課長は、保存文書の引継ぎを受けたときは、保存文書台帳(様式第17号又は様式第18号)に登載したうえ、分類して保存しなければならない。

第35条 文書の保存年限は、これを次の4種とし、その計算は編集の翌年1月1日から起算する。ただし、会計年度によるものは、翌会計年度の4月1日から起算する。

第1類 永久保存

第2類 10年保存

第3類 5年保存

第4類 3年保存

2 文書の保存類別は、文書保存類別(別表第2)によるものとする。

第36条 編集した文書は、書庫に次の各号により保管しなければならない。

(1) 書庫内は常に整理整頓し、清潔にしておくこと。

(2) 書庫内においては、喫煙し、又は一切の火気を使用してはならない。

(保存文書の閲覧)

第37条 保存文書を閲覧しようとするときは、保存文書閲覧請求書(様式第19号)に所要事項を記載して閲覧しなければならない。

2 保存文書の閲覧期間は1週間以内とし、その期間を経過してなお引き続き閲覧する必要があるときは、手続を更新しなければならない。ただし、特別の必要があるときは、主管課長は、総務課長の承認を受けて主管課に常備することができる。

3 保存文書は、庁外に持ち出し、又は転貸してはならない。

4 保存文書を紛失又は毀損したときは、主管課長の認印のある始末書を総務課長に提出しなければならない。この場合において総務課長は、市長の決裁を受けて文書保存台帳の整理をしなければならない。

(保存文書の廃棄)

第38条 総務課長は、文書保存年限の経過した文書を主管課長と合議し、上司の決裁を受けた後、秘密に属するものは焼却し、その他は廃棄文書引継書(様式第20号)により財務部契約検査課長(以下「契約検査課長」という。)に引き継がなければならない。

2 保存年限の変更を要するときは、主管課長はその旨総務課長に申し出なければならない。

第39条 契約検査課長は、前条第1項の規定により廃棄文書の引継ぎを受けたときは、公印その他他に使用されるおそれのあるものを調査し、これを塗抹又は裁断し、不正使用の防止に留意して、不用品処分の例により処理しなければならない。

(文書取扱いの注意)

第40条 文書を持ち出し、若しくは他人に示し、又はその写しを交付しようとする場合は、上司の許可を得なければならない。

2 事案の処理が完結していない文書その他特に慎重な取扱いを要する文書は、細心の注意をもって管理しなければならない。

附 則

(施行期日)

1 この規程は、昭和34年10月1日から施行する。

(経過措置)

2 従前の帳簿等で残存するものについては、その間は、この規程に定めるところにかかわらず、なお従前の様式によることができる。

附 則(昭和35.12.26規程3)

(施行期日等)

1 この規程は、昭和36年1月1日から施行する。ただし、別表第1中条例、規則、規程の書式については、昭和36年4月1日から施行し、同年3月末日までの間は、なお従前の例による。

(経過措置)

2 従前の規程により調製した帳簿等で、横書きに適合するものについては、当分の間、この規程に定めるところにかかわらず、なお従前の様式によることができる。

附 則(昭和36.3.1規程2)

この規程は、昭和36年3月1日から施行する。

附 則(昭和38.3.23規程2)

この規程は、昭和38年4月1日から施行する。

附 則(昭和39.12.1規程5)

この規程は、昭和39年11月1日から施行する。

附 則(昭和43.10.1規程3)

(施行期日)

1 この規程は、昭和43年10月1日から施行する。

(柏原市当直規程の一部改正)

2 柏原市当直規程(昭和33年柏原市規程第4号)の一部を次のように改正する。

〔次のよう〕略

(柏原市福祉事務所処務規程の一部改正)

3 柏原市福祉事務所処務規程(昭和33年柏原市規程第4号)の一部を次のように改正する。

〔次のよう〕略

附 則(昭和44.10.20規程3)

(施行期日)

1 この規程は、昭和44年10月20日から施行する。

附 則(昭和50.6.30規程11)

この規程は、昭和50年7月1日から施行する。

附 則(平成6.4.1規程3)

(施行期日)

1 この規程は、平成6年4月1日から施行する。

(柏原市文書規程の一部を改正する規程の一部改正)

2 柏原市文書規程の一部を改正する規程(昭和35年柏原市規程第3号)の一部を次のように改正する。

〔次のよう〕略

附 則(平成17.6.30規程5)

この規程は、平成17年7月1日から施行する。

附 則(平成18.12.25規程3)

この規程は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成19.3.30規程5)

この規程は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成24.7.5規程1)

この規程は、平成24年7月9日から施行する。

附 則(平成28.3.31規程4)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成28.3.31規程5)

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

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別表第2 文書保存類別(第35条第2項関係)

第1類(永年)

1 市議会に関する重要なもの

2 例規及びその基礎となるもの

3 市史の資料となるもの

4 不服申立て、訴訟、和解等に関する重要なもの

5 事業及び事業計画に関する重要なもの

6 職員の進退、身分等人事に関する重要なもの

7 待遇及び表彰に関する重要なもの

8 予算、決算及び出納に関する重要なもの

9 財産の取得、管理及び処分に関する重要なもの

10 公債及び借入金に関する重要なもの

11 寄附収受に関する重要なもの

12 工事に関する特に重要なもの

13 原簿及び台帳に関する重要なもの

14 事務引継ぎに関する重要なもの

15 行政区域の変更に関するもの

16 調査、統計、報告、証明等で特に重要なもの

17 前各号のほか、永年保存を必要とするもの

第2類(10年)

1 市議会に関するもの

2 不服申立て、訴訟、和解等に関するもの

3 事業及び事業計画に関するもの

4 職員の進退、身分等人事に関するもの

5 待遇及び表彰に関するもの

6 予算、決算及び出納に関するもの

7 財産の取得、管理及び処分に関するもの

8 公債及び借入金に関するもの

9 寄附収受に関するもの

10 工事に関するもの

11 市税の賦課徴収に関するもの

12 原簿及び台帳に関するもの

13 事務引継ぎに関するもの

14 災害救助に関するもの

15 陳情に関する重要なもの

16 補助金に関する重要なもの

17 調査、統計、報告、証明等で重要なもの

18 前各号のほか、5年を超えて保存を必要とするもの

第3類(5年)

1 予算の令達及びその執行に関するもの

2 物品の契約に関するもの

3 物品の出納に関するもの

4 財産の取得、管理及び処分に関する軽易なもの

5 寄附収受に関する軽易なもの

6 工事に関する軽易なもの

7 事務引継ぎに関する軽易なもの

8 補助金に関するもの

9 文書の収受、発送及び処理に関する重要なもの

10 調査、統計、報告、証明等で特に重要なもの

11 市税の賦課徴収に関する軽易なもの

12 前各号のほか、3年を超えて保存する必要があるもの

第4類(3年)

1 文書の収受、発送及び処理に関するもの

2 照会、回答その他の往復文書に関するもの

3 物品の契約に関するもの

4 物品の出納に関するもの

5 前各号のほか、3年間保存する必要があるもの

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柏原市文書規程

昭和34年10月1日 規程第5号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第3編 組織・処務/第5章 文書・公印
沿革情報
昭和34年10月1日 規程第5号
昭和35年12月26日 規程第3号
昭和36年3月1日 規程第2号
昭和38年3月23日 規程第2号
昭和39年12月1日 規程第5号
昭和43年10月1日 規程第3号
昭和44年10月20日 規程第3号
昭和50年6月30日 規程第11号
平成6年4月1日 規程第3号
平成17年6月30日 規程第5号
平成18年12月25日 規程第3号
平成19年3月30日 規程第5号
平成24年7月5日 規程第1号
平成28年3月31日 規程第4号
平成28年3月31日 規程第5号