(目的)

第1条　この要綱は、柏原市電子計算組織に係る個人情報の保護に関する規則(昭和61年柏原市規則第4号。以下「規則」という。)第3条の規定に基づき、電算処理主管課が所管する電子計算組織により処理する個人情報の保護について必要な措置を定め、適正な管理運営に資することを目的とする。

(定義)

第2条　この要綱において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(処理事務の要件)

第3条　電算機により処理する事務は、規則第5条に規定する事務であって、かつ、次の各号のいずれかに該当するものとする。

(保護管理者)

第4条　データの保護管理に関する事務を行わせるため、データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、総務部長の職にある者をもって充てる。

(保護責任者)

第5条　保護管理者の事務の一部を取り扱わせるため、データ保護責任者(以下「保護責任者」という。)を置き、電算処理主管課長の職にある者をもって充てる。

(取扱責任者)

第6条　データの取扱いに従事させるため、電算処理主管課及び業務所管課にデータ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、電算処理主管課の職員のうちから保護管理者が指定する者及び業務所管課長をもって充てる。

(取扱責任者等の責務)

第7条　取扱責任者及び電算処理の業務に従事する者は、従事する事務の範囲を超えてこれを取り扱ってはならない。

(データの利用)

第8条　データを内部において利用しようとする課長は、あらかじめ当該業務所管課のデータ取扱責任者の同意を得て、保護責任者及び保護管理者の承認を受けなければならない。

(データの外部提供)

第9条　データを外部に提供しようとするときは、あらかじめ保護責任者及び保護管理者の同意を得て、市長の承認を受けなければならない。ただし、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)第2条第14号に規定する情報提供ネットワークシステムを使用して提供しようとするときは、この限りでない。

(年間運営計画等の策定)

第10条　業務所管課長は、所管業務に係る実施予定を取りまとめ、年間実施計画を前年の12月末までに、月間実施計画を前月の20日までに電算処理主管課長に提出しなければならない。

(電算処理の協議等)

第11条　新たに事務の電算処理を実施しようとするときは、その業務を担当する課長と電算処理主管課長とが協議のうえ、実施しなければならない。事務の内容を変更して電算処理するときも同様とする。

(電算機の操作記録)

第12条　電算処理主管課長は、電算機(端末装置を除く。)の操作をするに当たっては、第10条に定める月間実施計画に従って行うとともに、その状況を記録するため、台帳等を作成するものとする。

(端末装置の操作)

第13条　端末装置の適正な管理を行うため、当該装置を設置した業務所管課に端末装置管理者を置き、業務所管課長をもって充てる。

(電算機室等の管理)

第14条　取扱責任者は、電算機室等に部外者を立ち入らせてはならない。

(事故発生時の措置)

第15条　保護責任者は、電算機室等に事故(軽微な事故を除く。)が発生したときは、直ちに事故の経緯、被害状況等を調査し、その旨を保護管理者に対し報告するとともに、復旧のための措置を講じなければならない。

(事務の委託)

第16条　電算処理に係る事務を外部に委託する場合には、当該契約書に柏原市財務規則(昭和39年柏原市規則第7号)第105条及び規則第7条に規定する事項を明記するとともに、当該契約の相手方からデータの授受、搬送、保管等についての誓約書を提出させなければならない。